25 августа 2021

Бизнес

Настройка и работа с Trello | System ITC

Trello — сервис для координации бизнес деятельности и совместной работы над проектами, основным элементом которого является цифровая доска. По состоянию на 2021 года платформой пользуется более 1 млн команд по всему миру. В конце 2019 года компания сообщила о 50 млн зарегистрированных пользователей.

 

Возможности Trello

Базой для работы на платформе Trello является доска, построенная по концепции «канбан» (искаженный японский термин «камбан», означающий вывеску или рекламный щит). Концепция была разработана в 50-х годах прошлого века для оптимизации работы подразделений компании Toyota и ориентирована на выполнение производственной программы «точно в срок». Для этого мастера всех участков составляли и вывешивали на специальной доске планы и перечень работ (материалов, услуг), необходимые для успешной производственной деятельности. Таким образом рядом можно было увидеть и проанализировать все этапы производства и найти потенциально «слабые» места.

Доска Trello строится по схожему принципу. Она состоит из четырех основных элементов. Сама доска (позиция А) представляет собой площадку для ведения какого-либо проекта, например, рекламной кампании продукта, продвижения сайта или организации мероприятия. На доске размещаются колонки В, например, «Нужно сделать» (To Do), «Делается» (Doing) и «Сделано» (Done).

В каждой колонке представлены карточки С, которые представляют собой единицу бизнес-процесса, например, какую-нибудь задачу. Чаще всего карточка впервые появляется в «плановой» колонке, а затем движется по процессу до стадии выполнения. Кроме того, карточки могут использоваться в качестве стикеров-напоминалок или мини-инструкций для каждой колонки.

Для управления проектом служит меню D, расположенное в правой части доски Trello. В нем реализованы функции поиска карточек, изменения фона, описания проекта, подключения улучшений и другие опции. Также для управления доской служит главное меню в верхней части экрана, в котором можно приглашать участников, присоединяться к проекту, настраивать возможности автоматизации и пр.

Кроме непосредственной работы с доской, платформа Trello — это следующие опции:

  • использование представлений для организации и оптимизации проекта, например, вместо схемы «Доска» можно представлять данные в хорологическом порядке, настраивать календарный или табличный вид, составлять карты или графики;
  • интеграция доски Trello со Slack, Dropbox, Google Диск, Confluence, Jira, электронной почтой;
  • создание рабочего пространства для всех проектов команды;
  • автоматизация процессов (правила срабатывания триггера, кнопки для выполнения стандартных действий, привязка команд к дате или периодическое их выполнение по календарю);
  • администрирование проектов (настройка прав доступа).

 

Работа над проектом в Trello

Перед началом работы в сервисе необходимо пройти процедуру регистрации. Для создания аккаунта можно использовать электронную почту, учетные записи Slack, Google, Microsoft, Apple. В первом окне регистрации можно выбрать язык интерфейса, в том числе русский. В некоторых случаях после введения имени и адреса электронной почты потребуется ввести капчу.

После завершения регистрации на электронную почту придет письмо с кнопкой верификации email. Нажав на эту кнопку, вы попадете в окно создания пароля. На этом регистрация завершена и можно нажать кнопку «Перейти к вашим доскам» в правом верхнем углу экрана.

 

Первый проект в Trello

Теперь можно создать первую доску. Для этого в левой вкладке выберем позицию Boards (Доски), а в открывшейся панели — Create new board (Создать новую доску). Система предложит начать с нуля или выбрать шаблон (Start with a template).

Выберем первый вариант и введем название проекта: «Первая доска». Также в выпадающем меню можно определить статус проекта:

  • приватный — доступен только команде, работающей с конкретной доской;
  • рабочее пространство — получают доступ все члены глобальной команды;
  • публичный — любой пользователь в интернете может видеть доску.

Нажав кнопку Create board, мы попадаем в рабочее пространство доски. По умолчанию на доске Trello уже представлены три стандартные колонки. Переименуем их в «Подготовка к поездке», «В процессе» и «Готово». Для этого нужно кликнуть на название колонки и ввести новое название.

Добавим еще одну колонку, которая будет называться «Расходы». По мере выполнения заданий в эту колонку будут записываться затраты на каждое из них. Для добавления колонки нажмем Add another list, введем его название и сохраним. 

Теперь можно формировать колонки за счет добавления карточек. Для этого нажмем Add a card и введем название нескольких карточек.

Каждую карточку можно отредактировать, добавив описание, метки, даты и другие атрибуты. После этого в колонке возле отредактированной карточки появится значок This card has a description («У этой карточки есть описание»).

Наш проект будет стартовать со списка дел, которые необходимо сделать перед поездкой. Допустим, мы уже взяли кредитки и деньги. В таком случае дело считается выполненным и перемещается в соответствующую колонку. Для этого соответствующую карточку необходимо перетащить в список «Готово». Аналогичные действия выполним после покупки воды. В это же время мы поручили оформление билетов на самолет одному из сотрудников, соответственно, задание переместится в колонку «В процессе» (и к нему добавится комментарий с указанием исполнителя).

Так как задание «Купить воды» потребовало затрат, то его нужно продублировать в колонке «Расходы». Для этого нужно кликнуть на исходную карточку, выбрать опцию «Copy» в правой панели и отредактировать нужные данные.

В нашем случае изменим колонку на «Расходы» и добавим к названию сумму, в которую обошлась покупка воды — 2$. Соответствующие изменения отразятся на доске.

Так как мы поручили покупку билетов сотруднику, то и обязанности по изменению соответствующих позиций также делегируем ему. Для этого нажмем кнопку Invite (Пригласить) в верхнем меню и добавим адрес электронной почты или другой вариант приглашения. Например, можно создать ссылку, по которой сотрудник сможет присоединиться к доске. Заполнив форму и нажав кнопку Send invitation (Отослать приглашение), мы возложим часть обязанностей по ведению доски на подчиненного. Таким образом можно организовать работу целого подразделения или вести одновременно несколько проектов на разных досках Trello.

 

Финансовые условия

Платформа Trello работает по Freemium-модели. В бесплатном режиме пользователю доступно создание до 10 досок и базовый функционал, например, место в облачном хранилище или использование приложений для мобильных устройств.

С расширенными опциями и неограниченным количеством досок можно работать, оплатив один из следующих тарифов:

  • тариф «Business class» за 12,5 доллара в месяц подходит для команд от 100 человек, которые ведут большое количество проектов;
  • тариф «Enterprise» за 210 долларов в месяц ориентирован на крупные компании.