Настройка и работа с Worksection

Платформа Worksection ориентирована на корпоративных клиентов и организации, которые хотят упростить ведение проектов. Сервис выбирают руководители, стремящиеся свести к минимуму задачи по контролю подчиненных и администрированию бизнеса и перевести на новый уровень взаимоотношения с партнерами. Продукты Worksection используют свыше 1,3 тыс. компаний.

 

Возможности Worksection

Сервис представляет собой рабочее пространство, адаптированное под реализацию сложных проектов. В общем виде Ворксекшен представляет собой аналог доски канбан и других похожих инструментов, где отображаются конкретные задачи, их состояние, ответственные работники, затраты и другие факторы. Такое распределение позволяет распределить обязанности внутри компании и упростить коммуникации с коллегами и партнерами.

На Worksection пользователь может одновременно вести несколько проектов, регулировать права доступа своих сотрудников и клиентов. В рамках больших компаний существует возможность разбивать штат в соответствии с организационной структурой отделов. Каждый отдел получает и ведет свою группу проектов, при необходимости пересекаясь по отдельным задачам.

 

Обзор интерфейса Worksection

На платформе Worksection имеется несколько разделов и инструментов для создания и ведения проекта. Главное окно, в которое пользователь попадает после авторизации, представляет собой разводящую страницу, где можно следить за всеми проектами, задачами и сотрудниками. Главная страница разбита на блоки со следующей информацией:

• список активных проектов + архив;
• горящие задачи;
• последние события по активным проектам;
• подменю с выходом в разделы личных проектов и задач.

В разделе «Проекты» отражены карточки с описанием активных проектов, датами начала и завершения, заметками, указанием подключенных сотрудников и данными по степени выполнения задач, времени и затрат. Карточки можно изучать в нескольких форматах. Также проекты можно сортировать по активности, авторству, внутрикорпоративному делению. Существует опция поиска по проектам.

Войдя в любой из проектов, можно подробнее изучить его прогресс, получив следующие данные:

• вся хронология в журнале событий;
• перечень текущих и перспективных задач;
• просроченные задания;
• исполнители и участники (в том числе партнеры и подрядчики);
• финансы, время и доля выполненных заданий.

 

В подменю «Задачи» представлена детализация по каждому заданию проекта. Их можно вывести в виде обычного списка, в формате доски канбан или детализировать задачи и подзадачи по каждому исполнителю. Здесь же можно создать новую задачу.

Кликнув на любой из пунктов можно просмотреть подробное описание задачи, настроить ее регулярность, посмотреть детальную информацию по финансовым затратам и прогрессу, оставить комментарий в ленте или подписать сотрудников или коллег на оповещения о состоянии выполнения задания.

В подменю «Файлы» представлены все документы по конкретному проекту. Их можно отображать в виде списка или плитки, сортировать, редактировать, в том числе и на платформе Google Docs. При необходимости доступно создание или загрузка файлов с ПК или Google Диска.

Сервис Worksection также позволяет генерировать, просматривать и экспортировать отчеты по конкретному проекту. Существует три типа сортировки:

• время;
• деньги;
• задания.

Вкладка «Календарь» позволяет следить за задачами в календарном формате, в том числе и за текучкой, например, за днями рождения сотрудников, клиентов или за датами завершения проектов. Вы можете не только статично изучать данные, но и переносить сроки и устанавливать приоритеты. Существует опция синхронизации с Google Calendar.

Для удобства контроля за проектами можно использовать диаграмму Гранта. С ее помощью можно визуализировать взаимосвязи между задачами, контролировать или изменять сроки для разных проектов.

 

Создание проекта в Worksection

Чтобы создать новый проект на платформе Worksection, нажмите зеленый значок «+» в правом верхнем углу экрана и в выпадающем меню выберите «Новый проект».

В окне настроек проекта необходимо указать название, добавить описание и файлы, поставить сроки и финансовые ограничения, назначить руководителя и участников. При этом в проект можно приглашать исполнителей из собственной компании, а также клиента или подрядчиков, настраивая для каждого зону ответственности и права доступа. К примеру, клиенту вовсе не обязательно видеть внутреннюю переписку исполнителей и финансовую сторону. После завершения работы над описанием следует сохранить изменения.

Чтобы пригласить кого-либо в проект, нужно кликнуть на раздел «Люди», а затем зажать зеленый плюс и выбрать опцию «Пригласить людей». Соответствующие приглашения будут отправлены на электронную почту. При формировании команды можно делегировать одному-двум руководителям права Администратора, а остальным оставить прав Пользователя.

Чтобы дать сотрудникам задание, нужно перейти в проект и, нажав на зеленый плюс, выбрать пункт «Новая задача».

Принцип оформления задачи также интуитивно понятен. Прежде всего, нужно сформулировать задание, указав его приоритет относительно других задач (от 1 до 10 в порядке возрастания, а также нулевой приоритет — то есть паузу). На каждую задачу и подзадачу следует назначить ответственного исполнителя, сроки, финансовые условия, добавить расширенное описание, а при необходимости, документацию. В нижней части окна можно настроить видимость задачи для некоторых участников проекта (например, эта опция позволит скрыть задание от клиента).

В задаче можно организовать обсуждение. Для этого служит опция «Комментарии». Уведомления о появлении нового комментария получают все заинтересованные стороны, для которых настроена видимость задачи или подписка на обновления. В обсуждении можно использовать смайлы и загружать файлы.

Пользуясь базовыми инструментами, в Worksection можно структурировать деятельность небольших и крупных компаний, организовывать проекты и взаимодействие с клиентами и партнерами.

 

Финансовые условия

На платформе Worksection доступна платная и бесплатная опции. Тариф Free дает возможность запускать до 2 активных проектов на 5 участников. В бесплатном режиме пользователь может использовать 0,1 ГБ в облачном хранилище, а также опции коммуникации, контроля сроков и систематизации работы.

На платных тарифах доступен расширенный функционал:

• тариф «Мини» за 29 долларов в месяц на 10 проектов (до 10 пользователей и 10 ГБ в облаке) с дополнительными опциями тайм-трекинга, просмотра отчетов и использования диаграммы Гранта;
• тариф «Базовый» за 49 долларов в месяц на 20 проектов (до 20 пользователей и 20 ГБ в облаке);
• тариф «Бизнес» за 99 долларов в месяц на 50 проектов (до 50 пользователей и 50 ГБ в облаке);
• тариф «Премиум» за 199 долларов в месяц на любое количество проектов (до 50 пользователей и 500 ГБ в облаке) с собственным доменом, премиум-поддержкой и инструментами безопасности;
• тариф «Enterprise» с индивидуальной тарификацией и условиями.